Para ser buenos en control de gestión no hay mejor forma de iniciar que partir por la autogestión, esto es ideal para entender el como gestionar a otros. Por eso primero debes aprender a auto gestionarte y aprender a mantener el control sobre lo que puedes controla y estar preparado para lo que no puedes controla, esos imprevistos que no faltan. Pero no es solo esto, también es necesario el carácter, con lo que puedes enfrentar las distintas decisiones que tomas en todo proceso de control de gestión.

Recordando algo de materia, en el proceso de administración, tenemos el control como una de las etapas de la administración. recordemos que esta etapa permite cuidar si estamos apuntando a los objetivos definidos en la etapa de planeación y ver si estamos fallando en nuestra organización o en la forma de dirigirnos en el cumplimiento de ellos. Es por esto que para controlar debemos tener claro los objetivos y estos deben ser medibles y en lo posible cuantificables.

Plantear buenos objetivos

Uno de los conceptos que ayuda a establecer procesos de control de nuestra gestión es definir buenos objetivos y uno de los conceptos utilizados en estos días son los objetivos SMART o inteligentes, donde su siglas nos orientan en como hacer esto:

• Specific – Específico
• Measurable – Medible
• Attainable – Alcanzable
• Realistic Relevant – Realista Relevante
• Time related – Acotado en el tiempo

Les comparto un sencillo ejercicio que realicé en una capacitación a personal administrativo es que hicieran una lista de tareas diarias, luego detectaran cuales son recurrentes, clasificándolas en diarias, semanales, quincenales, mensuales, bimensuales, trimestrales, semestrales y anuales. Indicando cuanto tiempo les tomaba aproximadamente cada tarea, luego que las clasificaran en cuatro niveles, con un numero de uno que es lo más importante a cuatro que era lo menos importante. Este sencillo ejercicio les permite tener conciencia de las tareas y el tiempo invertido en ellas para poder priorizar que hacen primero.

En el día a día debemos aprender a priorizar para poder ir resolviendo nuestras tareas esto se conoce como Covey´s Matrix.

Saber que tan eficiente y eficaz eres en el cumplimiento de tus tareas, puedes irte a casa sabiendo que tanto hiciste y no con la percepción de conciencio solamente sabiendo que hoy trabajaste arto y eso se traduce en cuantos correos contestaste, cuantas llamadas atendiste, cuantas tareas completaste. Así puedes saber que tan productivo eres, luego ver como ir mejorando.

Observar para mejorar lo procesos de control de gestión

El proceso de control de gestión de observación es clave en las continuas mejoras a implementar en todo proceso. Al observar un proceso y cuantificarlo puedo plantear mejoras, cuando veo una problemática, me debo preguntar cómo mejorar la situación. También cuando tengo un indicador bajo debo salir a terreno a observar, entender el proceso en terreno y aplicar pensamiento racional o lógico. La empresa UPS luego de medir sus parámetros de ruta con diversas aplicaciones pudo observar que gastaban menos cuando los camiones de entrega viraban siempre a la izquierda, les dejo esta noticia aquí.

Recordar que todo proceso involucra personas, observar como realizan su trabajo y ver como optimizar su tiempo también es una buena opción, si bien esto puede matar la creatividad de algunos puede implementarse de tal forma que estimule a la competencia sana. Por ejemplo Cuanto demora en la atención de publico.

Observamos a una administrativa que atiende muchas más personas en el día que sus compañeros. Nos colocamos a observar que es lo que hace y como lo hace. Vemos en su trato que tiene preguntas cerradas, que no dan tiempo a que la persona que atiende a que se explaye y notamos que tiene una estructura de desarrollo. Cuando el problema involucra a otros colegas o procesos ella lo registra e informa por correo para dar una respuesta en un fecha dentro de la semana.

El trato y la comunicación es vital para poder mejorar un proceso de control de gestión donde participan diversas personas, el unirlas por un objetivo en común que traiga beneficios particulares y conjuntos también es parte de lo que tenemos que observar, dado que un proceso puede caer por que no hay voluntad de las partes o por que las partes no entienden el por qué y para qué de lo que deben hacer.

Es por esto que aprendí la importancia de la observación y como esta puede ayudar a identificar las verdaderas problemáticas que tiene un indicador bajo en nuestro panel de KPI. Es importante que los procesos sean simple, medibles y que tengan sistemas de control efectivos. Así mejoramos nuestro control de gestión y la de la empresa de la cual somos parte.

Saludos a todos los lectores de mi Blog. Dios les bendiga.